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재택근무, 화상면접... 코로나 시대에 이 회사가 대처하는 법

CULTURE

by 현대엠엔소프트 2020. 5. 28. 13:00

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불과 몇 달 사이, 코로나19는 우리의 일상을 완전히 바꾸어 놓았다. 재택근무 도입은 더 이상 선택이 아닌, 피할 수 없는 변화로 자리잡았다. 직원들의 건강과 안전을 위해, 많은 기업들이 재택근무를 시행했다. 변화에 대응하기 위한 필연적인 선택이었지만, 기업 전반에 재택근무에 대한 긍정적인 경험이 쌓이는 결과를 낳기도 했다. 이제는 재택근무를 넘어, 생산성과 효율성을 동시에 잡을 수 있는 ‘스마트 워크’에 대한 관심이 높아지고 있다. 특히, 코로나 이후의 세계에 기업들이 효과적으로 적응하기 위해서는 체질 개선이 필수적이다.

IT기술 기반의 기업답게, 현대엠엔소프트는 발 빠르게 재택근무를 시행한 기업 중 하나다. 코로나 이전에 공고한 상반기 공개채용 또한, 신속하게 비대면 전형으로 전환하여 운영하기도 했다. 이처럼 갑작스러운 변화에도 현대엠엔소프트가 선제적으로 대응할 수 있었던 이유는 무엇일까? 업무 환경에서도 ‘언택트(비대면)’에 대한 요구가 높아진 시기, 민첩한 대처를 이끌어낸 현대엠엔소프트의 인사총무팀을 만나 노하우를 물었다.

 

재택근무 중인 직원 (이미지 출처 : Shutterstock)

 

현대엠엔소프트는 코로나19 발생 이후, 다른 기업들에 비해 재택근무를 먼저 시작한 편입니다. 민첩하게 전사 차원의 재택근무를 시행할 수 있었던 배경은 무엇인가요?

임직원들과 가족들의 안전을 최우선으로 고려했기 때문에 재택근무 도입은 선택이 아닌 필수였죠. 전사 차원의 재택근무는 2월 말에 시작했고, 4월 말까지 약 2개월에 걸쳐 운영했어요. 다른 기업보다 비교적 신속하게 재택근무를 시행할 수 있었던 것은 저희 회사 특유의 합리적이고 빠른 보고체계가 한몫 했다고 생각해요. 무엇보다도, 우리 직원들을 신뢰하는 경영진의 빠른 의사 결정이 뒷받침되면서 속도가 붙었습니다.

재택근무 시행이 확정되고 난 후에는 각 업무 담당자들이 일사불란하게 재택근무를 준비했어요. 가장 중요한 것은 임직원들이 재택으로 인한 업무 손실을 최소화하는 것이었는데, 비록 재택근무가 갑작스럽게 시행되긴 했지만 다행히 사전에 준비해둔 원격업무 가이드라인이 있어서 빠르게 재택근무 체제에 돌입할 수 있었습니다.

재택 근무를 위한 시스템은 이미 구축되어 있었군요?

네, 아무래도 소프트웨어 개발 전문 회사이기 때문에 원격근무를 위한 인프라와 업무 프로세스는 이미 갖추고 있었죠. 직원들이 해외 출장을 가는 경우, 출장지에서 재택근무와 동일한 형태로 업무를 진행할 수 있도록 이미 시스템을 갖춰 둔 상태였어요. 그렇게 축적해 온 노하우 덕분에 전사적 재택근무를 안정적으로 시행할 수 있었다고 생각합니다.

성공적인 재택근무를 위해서는 사내 커뮤니케이션도 중요하다고 하는데요.

이전에도 육아 등 다양한 사유로 휴직하는 직원들을 위한 재택근무 제도는 있었어요. 하지만 전사 차원의 재택근무는 모두가 처음 겪는 상황이었죠. 시행착오를 줄이고 현명하게 일할 수 있도록 돕는 업무 가이드라인은 꼭 필요하다는 생각이었습니다. 먼저 직원들이 재택근무 중에 겪는 애로사항을 청취했습니다. 그 내용을 바탕으로 ‘엠엔소프티언의 슬기로운 원격근무 에티켓’이라는 다섯 가지의 업무 가이드라인을 새롭게 만들었죠.

 

 

대표적으로 직원들이 어려움을 겪는 문제 중 하나는 비대면 상황에서의 커뮤니케이션입니다. 얼굴을 보고 이야기하면 몇 분 만에 해결될 상황도, 원격으로 소통하다 보면 놓치는 것들이 생길 수 있어요. 예를 들어, 비대면 상황에서 팀장은 실무자가 지시를 제대로 이해했는지 바로 파악하기 힘든 면이 있죠. 실무자 입장에서도 미처 이해하지 못한 지시사항에 대해 선뜻 물어보기가 어려울 수 있어요. 그렇기 때문에 재택근무 상황에서는 사무실에서보다 의식적으로 공유하고 피드백하는 것이 필요합니다. 직원들에게 소통과 협업을 이끌어내기 위한 ‘오버 커뮤니케이션’을 주문하게 된 배경이죠.

직원들의 고충을 경청하고 이를 반영하려고 했다는 점이 인상적입니다.

재택근무 중에는 업무 중간에 휴식하는 것도 더 어렵게 느끼는 직원들이 많았어요. 사무실에서 일할 때는 자연스럽게 휴식을 취하면 되었는데, 재택근무 상황에서는 오히려 내가 언제 쉬어야 할지 모르겠다는 거였죠. 업무 중에 자연스럽게 휴식을 취할 수 있도록, 재택근무 중에 간단하게 할 수 있는 스트레칭 법을 직원들에게 알려주기도 했습니다. 효율적인 재택근무 환경을 지원하고자 하는 활동의 일환이었죠.

 

 

이번 재택근무로 바뀐 것이 있다면 무엇일까요?

이번에 시행했던 전사적 재택근무는 우리의 ‘일하는 방식’을 점검할 수 있었던 좋은 기회였다고 생각해요. 꼭 코로나 때문이 아니더라도, 스마트 워크는 앞으로 피할 수 없는 변화니까요. 스마트 워크라는 전체적인 관점에서 보자면 재택근무는 그 일부일 뿐입니다. 보다 효율적으로 일할 수 있는 ‘업무 방식의 변화’에 대한 고민은 계속 필요하고, 조직과 구성원 모두가 변화에 잘 적응할 수 있도록 여러 방면으로 지원할 예정입니다.

 

재택근무의 숨은 일등공신, IT기획운영팀 ‘김해결’ 책임 

이번 코로나 사태로 인해 가장 분주했던 부서는 IT기획운영팀이다. 갑작스러운 전사적 재택근무 시행과, 비대면 채용 과정까지를 신속하게 서포트해야 했기 때문. 효율성도 중요하지만, 보안 또한 중요하게 고려해야 하는 만큼, 원격근무 시스템을 구축하는 것은 까다로운 문제다. 이 문제를 스마트하게 해결하기 위해 노력한, IT기획운영팀의 이야기를 들었다. 

성공적인 재택근무를 위해서는 안정적인 시스템 구축이 중요하다. (이미지 출처 : Shutterstock)

대규모 인원의 재택 근무를 지원하는 데 어려움은 없었나요?  

장소에 제약 없이 업무 환경을 동일하게 유지하는 것이 가장 큰 고민이었습니다. 특히, 소수의 인원만 원격근무를 진행할 때와 달리 전사로 확대된 상황에서는 노트북과 네트워크 속도 등 IT 자원이 급격히 부족한 이슈도 있었어요. 갑자기 변화한 근무환경과 익숙하지 않은 원격지원 시스템 때문에, 초기에는 늘어난 요구사항들을 대처하느라 팀원 모두 정신 없이 바쁜 기간을 보내기도 했습니다. 

또 재택근무 중이니 사용자 환경도 천차만별이라 각각 대응을 하는데도 어려움이 있었습니다. 하지만 역시 IT회사 임직원답게 빠른 시간 안에 적응을 하시더라고요. (웃음) 다들 시스템 활용을 잘 하셔서 큰 어려움 없이 코로나 사태를 대응할 수 있었습니다. 

초반의 시행착오들을 해결하는 데에도 집중했어요. 새로운 이슈가 발생하는 대로 매뉴얼에 업데이트하여, 사내 인트라넷 공지, SMS, E-Mail, 모든 채널을 통해 지속적으로 전파했죠. 또 직원들 대상의 VOC를 취합해, 공통적인 부분은 바로 매뉴얼에 반영해 공지했습니다. 물론, 그 외에도 개별적인 지원도 빼놓을 수 없었죠.

 

코로나19는 근무 환경뿐만 아니라 채용 시장의 풍경도 바꿔놓았다. 올해 1월, 현대엠엔소프트는 상반기 공개 채용을 시작했으나, 갑작스러운 코로나 이슈로 인해 입사 전형 과정을 전면 비대면으로 운영해야 하는 상황이었다. 돌발적인 상황이었지만 대처는 빨랐다. 채용 전 과정에 걸쳐 직무 역량 테스트는 온라인으로 진행하고, 면접 전형은 화상면접으로 대체했다. 많은 기업이 코로나 때문에 전형을 연기하거나 채용을 포기하기도 하는 상황이었지만, 현대엠엔소프트는 유연한 대처로 무리 없이 채용 절차를 진행할 수 있었다. 

 

현대엠엔소프트는 코로나에 대응하여 모든 면접을 화상면접으로 진행했다. (이미지 출처 : Shutterstock)

 

최근 상반기 공개채용 진행 과정에서 갑자기 코로나19 사태가 발생했습니다. 예정에 없이 전형 절차를 모두 비대면으로 바꾸어야 하는 상황이었어요.

1월에 채용공고를 냈는데, 2월부터 상황이 변하면서 전형 절차를 비대면으로 바꿔야 했죠. 지원자들의 안전과 건강을 최우선으로 고려해야 했으니까요. 예정에 없었다고는 하지만 사실 크게 어려운 부분은 없었습니다. 이미 HMAT(현대자동차그룹 인적성검사)와 코딩 테스트 등은 온라인으로 진행할 수 있는 툴이 갖춰져 있었거든요. 경력직의 경우, 코딩 테스트는 온라인으로 진행하는 것이 보편적이기도 하고요.

면접은 상황이 조금 다르긴 했습니다. 면접관과 지원자들 모두 화상면접이라는 시스템에 익숙하지 않아 초반엔 다소 걱정이 되었어요. 그래서 사전에 지원자들에게 대면 면접보다는 더 상세하게 안내를 드리려고 노력했어요. 그리고 실제 면접이 진행되기 전 충분히 사전 테스트를 진행해, 문제 발생 여지를 최소화하려고 노력했죠. 트래픽 문제로 화면과 음성이 간혹 끊기는 경우에는 서로 조금씩 배려해서 면접을 잘 마무리 할 수 있었습니다. 

이제 화상면접도 일상이 될 텐데, 지원자들은 어떤 부분을 준비해야 할까요?

안정적인 네트워크 환경을 준비하는 게 가장 중요합니다. 네트워크 상황이 좋지 않아 끊김이 심하다면 면접관이 답변에 집중하기는 쉽지 않습니다. 무선보다는 유선 환경에서 접속하실 것을 권장합니다 사전에 나의 네트워크 환경이나, 하드웨어를 점검하는 것도 방법이에요. 화상면접 시대의 기본적인 준비 사항이 될 거라고 생각해요.

그 다음으로 기억해야 할 것은 면접에 임하는 자세입니다. 일반 면접보다 상대적으로 편안한 환경에서 면접에 임하다 보니, 흐트러진 모습을 보이는 지원자들이 종종 있었어요. 좋지 않은 사례지만, 면접 중에 인터넷 검색을 하는 지원자도 있었어요. 화상으로 진행하는 면접이지만, 대면 면접과 마찬가지로 성실한 태도로 임해야 좋은 평가를 받을 수 있다는 사실을 잊지 않으셨으면 좋겠어요.

앞으로의 채용 방식에도 변화가 있을까요?

코로나가 채용시장에 미친 여파가 생각보다 컸습니다. 채용 자체를 포기하는 기업도 적지 않았죠. 현대엠엔소프트는 이런 상황에도 유연하게 적응하여 성공적으로 인재발굴과 채용을 진행한 사례가 아닐까 생각합니다. 이번 경험을 바탕으로, 상시 채용의 경우에도 상황에 맞춰 유동적으로 채용 절차를 운영하고자 합니다. 앞으로 어떤 상황이 와도 채용 절차를 안정적으로 진행하는 것이 저희의 목표예요.

또 예전처럼 채용박람회 같은 곳에서 구직자 분들을 만나기는 많이 어려워졌죠. 그 점이 저희도 매우 아쉽습니다. 그래서 현대엠엔소프트 채용 홈페이지에서 Q&A 채널을 운영하고 있어요. 궁금한 점이 있으시다면 언제든지 채용 홈페이지를 통해 문의해 주시면, 저희가 최대한 상세하게 답변해 드리겠습니다.

 

화상면접은 처음, 상품기획팀의 ‘이경력’ 책임과 내비기술2팀 ‘송신입’ 주임 

모든 과정을 비대면으로 진행한 이번 채용은, 기업과 지원자 모두에게 생소한 풍경이었다. 온라인 코딩 테스트부터 화상면접까지, 새로운 채용절차에 빠르게 적응해야 하는 것은 경력과 신입이 다르지 않았다. 이번 비대면 화상 채용을 경험한 상품기획팀 ‘이경력’ 책임(이하 이)과 내비기술2팀 ‘송신입’ 주임(이하 송)에게 소감을 물었다. 

화상면접은 빠르게 새로운 채용트렌드로 자리잡고 있다. (이미지 출처 : Shutterstock)

화상면접을 경험해본 소감은 어땠나요? 

(이) 기존에는 사용해본 적 없는 화상 툴과 네트워크 상태를 미리 확인해보는 과정에서, 면접 도중 예기치 못한 상황이 발생하진 않을지 약간의 걱정을 하기도 했습니다. 하지만 면접이 시작되자마자, 화상으로 대화하는 상황임을 잊을 정도로 면접에 몰입하는데 어려움이 없었어요. 사전에 제시된 매뉴얼을 충분히 숙지하고, 인사총무팀과 충분히 환경 체크를 완료하였기 때문에 가능했던 거 같아요. 

다른 기업들의 경우 채용 일정을 무기한 연기하거나, 야외에서 테스트를 진행하는 등 지원자 입장에서 불편함을 감소해야 했다는 소식을 들었어요. 현대엠엔소프트는 공지된 채용 일정대로 진행되어 매우 다행이라 생각합니다. 

지원자 입장에서 느낀 화상면접의 장점은요? 

(송) 화상 면접의 가장 큰 장점은 면접 장소까지 이동에 별다른 에너지를 소모하지 않아도 되는 것이라고 생각합니다. 일반 면접은 이동에 에너지를 소모하게 되고, 면접 당시에 집중력이 떨어질 수 있다고 생각해요. 그런 과정 없이 면접에 임할 수 있다는 게 지원자 입장에서는 메리트로 느껴졌어요. 

(이) 대면 면접의 경우, 지원하는 회사의 환경을 직접 볼 수 있다는 점이 좋죠. 다만 면접 과정에서 다른 지원자들과 대면해야 하는 점이 부담으로 다가오는 경우도 있어요. 화상 면접은 상대적으로 그런 부담은 덜해 면접 자체에 집중해 저의 능력을 소개할 수 있었어요. 무엇보다도 지방에 거주하는 지원자들의 경우에는 시간이나 비용을 많이 줄일 수 있다는 점도 들 수 있겠네요. 다만 화상면접은 사전에 네트워크 환경을 꼼꼼하게 체크해야 하고, 예상치 못한 돌발상황이 생겼을 경우에는 평정심을 잃기 쉽다는 점도 있겠네요.  

화상면접에 임해야 하는 구직자들에게 팁을 준다면? 

(송) 처음 화상면접으로 진행된다는 소식을 듣고, 장소는 어디로 해야 할지, 카메라 각도, 조명, 복장, 마이크 등 여러 환경에 대해 신경을 많이 썼어요. 하지만 막상 화상면접을 경험하고 나니, 환경은 화상 면접이 원활하게 진행될 수 있는 정도로만 준비하면 되겠구나 싶었습니다. 또 면접은 일반적으로 시선이나 앉은 자세 등이 중요하다고 하는데, 화상 면접에서는 말하는 태도나 내용이 더욱 중요해질 것 같습니다. 

(이) 어떤 면접이든 회사 및 직무 적합성 중심으로 지원자를 이해하고자 하는 본질은 변하지 않습니다. 대면 면접 준비와 동일하게 충실하게 준비하시면 좋은 결과가 있을 거라 생각해요. 화상 면접의 소소한 팁으로는 조용하고, 가능하면 혼자만 있을 수 있는 공간을 미리 확보해두는 것이 좋겠습니다. 저는 아무도 없는 집에서 진행했어요. 또한 대면 면접과 동일한 구도를 연상할 수 있도록, 카메라가 지원자 상반신 정면을 향하게 한 후 고정시켜야 바르고 예의 있는 지원자의 모습 그대로가 전달되지 않을까요?

 

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