현대엠엔소프트 공식 기업 블로그 :: [현대엠엔소프트 직장인 강좌 1탄] 직장의 신! 엑셀의 신!



직장인이라면 업무시간에 엑셀(Excel)을 사용할 일이 많습니다. 간단한 리스트 정리부터 복잡한 회계 계산까지 엑셀로 활용할 수 있는 업무는 무궁무진한데요. 엑셀에서는 함수만 잘 활용해도 업무시간을 반으로 단축할 수 있답니다. 하지만 이 모든 유용한 함수들을 한번에 소개하기는 어렵겠죠? 그래서 오늘은 지금 바로 업무에 유용하게 사용 가능한 엑셀 함수를 엄선하여 알려드릴게요.  

 





다양한 상황에서 사용 가능한 만능 함수 ‘IF’


IF 함수만 잘 활용해도 엑셀이 편리해진다고 할 정도로 다양하게 활용 가능한 함수가 바로 IF 함수입니다. IF 함수는 논리식(Logical test)를 통하여 조건에 참(True)인 경우와 거짓(False)인 경우를 구분하여 각각의 값으로 변환시켜주는 함수입니다. 그럼 한번 자세히 알아볼까요? 



=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])


• Logical_test : 논리의 조건

• Value_if_true : Logical_test가 참일 때 나타낼 값

• Value_if_false : Logical_test가 거짓일 때 나타낼 값



헷갈리신다구요? 그럼 바로 업무에 사용할 수 있는 예를 통해 보여 드릴게요.

 




위에 엑셀 표를 보시면 사람의 이름과 영어 점수가 입력되어 있는 표가 있습니다. 만약 영어 점수가 850점 이상인 사람은 합격, 그렇지 않은 사람은 불합격으로 합격 여부를 표시하고 싶다면 바로 IF 함수를 사용하여 해결할 수 있답니다. 물론 위에 예시는 개체 수가 많지 않아 일일이 합격 여부를 판단할 수 있겠지만 판단해야 할 데이터가 100개 이상이라면 일일이 판단하기엔 시간이 너무 오래 걸리겠죠. 그렇다면 IF 함수를 활용해 수식을 만들어 볼까요?



 



우선 최종 값을 나타낼 열은 E열이기 때문에 셀 E4에 함수식을 써보도록 할게요. 그림의 C열에 있는 영어 점수의 값이 850을 넘으면 합격, 그렇지 못하면 불합격을 나타내야 하기 때문에 IF 함수를 활용하여 조건 값으로 C4>850을, 참일 경우엔 ‘합격’, 거짓일 경우 ‘불합격’이라는 조건을 만들어 줍니다. 이를 수식으로 표현하면 =IF(C4>850,”합격”,”불합격”)이 되겠죠.



 


 



그러면 위의 그림처럼 자동으로 C열의 값이 850이 넘는 경우엔 합격, 그렇지 않은 경우엔 불합격이라고 표시되는 걸 볼 수 있답니다. 첫 번째 홍길동의 영어점수는 750으로 850을 넘겨야 하는 조건 값에 맞지 않으므로 불합격으로 나타났습니다. 그리고 첫 번째 셀의 아래 부분을 드래그하면 나머지 셀의 값도 자동으로 채워지죠.


이렇게 IF 함수는 특정 데이터의 논리적 판단을 하는데 유용하기 때문에 위의 예시처럼 평가를 판단하거나 등급을 분류할 때 유용하게 사용할 수 있습니다. 게다가 IF 함수는 다른 함수들과 중첩해서 사용할 수 있기에 응용 방법이 다양하니 꼭 숙지하시길 바래요!




쉽고 간단하게 순위를 매겨주는 함수 ‘RANK’


RANK 함수는 특정한 범위 내에서 각 개체의 순위를 매기는 함수로 성적이나 실적에 대한 순위를 나타내는 데 사용하는 함수입니다. 간단하고 사용 범위도 넓어 직장에서도 자주 사용되는데요. RANK 함수 수식부터 알아볼까요?



=RANK(number,ref,order)


•number : 순위를 구하려는 값

•ref : 수 목록의 배열이나 참조 영역

•order : 내림차순 순위는 생략 혹은 0을 입력하고, 오름차순은 0이 아닌 값을 입력



RANK 함수는 위에 수식처럼 순위를 구하려는 값과 순위를 구하려는 범위만 있다면 쉽게 사용할 수 있는 함수입니다. 아래 예시에서 자세하게 알려 드릴게요.

 




그림에 나타난 3분기 실적 현황을 보면 각 영업팀별 실적을 볼 수 있는데요. 3분기 매출 순위를 매기기 위해 RANK 함수를 사용해 보겠습니다.



 


영업 1팀의 매출 순위를 알아보기 위해 RANK 함수를 적용했습니다. C4의 값이 C4~C8의 값 중 몇 번째 순위인지 알아보기 위한 것이므로 =RANK(C4,$C$4:$C$8,0)을 지정했습니다. 함수를 적용해보면 영업 1팀의 매출 순위는 2위인 것을 알 수 있죠.


여기서 잠깐! ref 영역(참조 영역)에 낯선 기호가 보이실 텐데요. 열과 행의 번호 앞에 붙어있는 '$' 표시는 셀의 설정된 범위를 고정할 때 사용하는 ‘절대 참조’입니다. ‘절대 참조’는 참조하려는 영역을 드래그해 설정한 후, 단축키 F4를 콕 누르면 손쉽게 지정할 수 있답니다. RANK 함수는 일정 범위 내에서 해당 값이 몇 등인지 순위를 구하는 함수이기 때문에, 각 셀마다 비교해야 할 범위가 똑같아야겠죠? 이렇게 RANK 함수는 일정한 범위 내에서 값을 고정적으로 비교해야 하기 때문에 대부분의 경우 절대 참조를 사용한답니다.

 




다른 함수와 마찬가지로 D4의 셀이 있는 값을 아래로 드래그 하면 나머지 영업 팀의 순위도 자동으로 채워지게 됩니다. 간단하지만 실적이나 매출 등 각종 수치의 순위를 구하는데 자주 사용되는 함수이니 꼭 기억해두세요.




정렬 함수의 꽃 ‘VLOOKUP’


많은 분들이 헷갈려 하지만 숙지해두면 정말 유용한 VLOOKUP 함수에 대하여 설명해 드리려 합니다. 먼저 VLOOKUP 함수를 언제 사용하면 유용한지 궁금하신가요? 함수의 뜻을 살펴보면 이해가 쉽답니다. ‘V’는 Vertical의 약자로 세로를 의미합니다. 또 ‘LOOK UP’은 아시다시피 ‘찾다’는 의미인데요. 두 뜻을 합쳐보면 즉, 특정 테이블에서 세로에 있는 데이터의 값을 찾는 함수라고 생각하시면 된답니다. 



=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])


• Lookup_value : 표 또는 범위의 첫 번째 열에서 찾을 값

• Table_array : 데이터를 추출하려는 원본 데이터 범위

• col_index_num : 원본 데이터에서 반환해야 하는 값의 열 번호

• range_lookup : 근사치를 찾을 것인지(TRUE), 정확한 값을 찾을지(FALSE) 선택



VLOOKUP 함수는 위와 같이 구성되어 있는데요. 앞서 소개해드린 두 개의 함수보다는 비교적 복잡할 수 있으니 아래 예시를 보며 천천히 따라 오세요~!

 




위의 그림을 보면 팀 별로 부여된 점수를 기입해야 하는데요. 점수가 있는 원본 데이터의 순서와 다르게 뒤죽박죽입니다. 위의 예시는 동일한 시트 안에 있어 하나하나 찾으며 데이터 값을 채울 수는 있겠지만 서로 다른 시트에 있는 데이터라면 일일이 찾아내는 일이 쉽지 않겠죠. 이럴 때 사용하는 함수가 바로 VLOOKUP입니다. 







VLOOKUP 함수는 내용을 찾고자 하는 첫 번째 기준 값, 해당 내용을 찾을 원본 데이터 범위, 해당 내용을 찾았을 때 변환할 열 번호를 순서대로 입력해주면 된답니다. 


위의 그림처럼 셀 B3에 위치한 팀 C의 점수를 찾기 위해 원본 데이터 범위인 F2:G9를 지정해줍니다. 이 때에도 원본 데이터 범위는 항상 고정되어 있어야 하므로 아까 배운 단축키 F4를 사용해 ‘절대 참조’로 지정해 주세요. 그럼 위의 예시와 같이 ‘$’ 표시가 짠! 나타날 거예요~ 또한 원본 데이터 테이블에서 2열에 있는 점수를 표시할 것이므로 숫자 2를 넣어주면 되겠죠. 마지막으로 정확한 값(FALSE)를 선택해주면 팀C의 점수인 90이 나타나게 됩니다.



 


VLOOKUP 함수는 위의 예시처럼 뒤죽박죽 섞여있는 데이터 값들을 정리하는 데 유용한 함수입니다. 만약 가로로 데이터 값을 찾아야 할 경우엔 자매품 ‘HLOOKUP’ 함수를 동일한 방식으로 함수만 바꾸어 활용하면 되니 직장인의 필수 함수 ‘VLOOKUP’을 이번 기회에 꼭 숙지해두세요.




 




지금까지 업무시간을 단축시켜주는 유용한 함수들을 소개해 드렸는데요. 잘 따라오셨나요? 글로만 읽지 마시고 실제로 하나하나 연습하다 보면 금방 익숙하게 사용할 수 있으실 거예요. 그럼 지금부터 알면 알수록 작업 속도가 쑥쑥 빨라지는 엑셀 함수의 매력으로 푹~ 빠져 보세요! ^^ 


처리할 데이터가 많아 절망하셨다면 당황하지 않고 함수를 딱! 끝! 포스팅 반응이 좋으면 현대엠엔소프트 직장인 강좌 2탄으로 또 다시 돌아옵니다~ 커밍쑨~! 




Posted by 현대엠엔소프트

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  1. jason 2014.10.14 15:25 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    업무에 정말 필요한 함수기능들이네여~ 바로 적용 고고!